Reglamento

FERIA DE EXHIBICION TECNOLOGICA Y MINERA EXTEMIN

REGLAMENTO DE EXHIBIDORES


La Feria de Exhibición Tecnológica y Minera EXTEMIN (en adelante, “EXTEMIN”), feria especializada del sector minero, es la exhibición tecnológica que se realiza dentro del marco de PERUMIN - 33 Convención Minera (en adelante, el “Evento”), organizada por el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú, al que en adelante se le denominará EL IIMP. El presente Reglamento de Exhibidores forma parte integral del Contrato de Cesión en Uso que suscriben EL IIMP con quién habrá de exhibir sus bienes y/o productos en EXTEMIN o con el Operador Internacional, a los que en adelante, se trate de uno u otro caso, se les denominará EL EXHIBIDOR. De este documento debe regirse EL EXHIBIDOR para el normal desarrollo de su participación, obligándose a cumplir con todas sus estipulaciones. La relación contractual que se crea entre EL EXHIBIDOR y EL IIMP para la exhibición de bienes y/o productos y para la cesión en uso de Módulos comprende lo establecido en el presente Reglamento de Exhibidores y en el Contrato de Cesión en Uso que se suscriba para dicho efecto, así como en cualquier otra disposición emitida por EL IIMP en su calidad de organizador del Evento. Cabe mencionar que es obligación de EL EXHIBIDOR devolver un (01) ejemplar del Contrato de Cesión en Uso debidamente firmado.

1. EL IIMP

El término Instituto o EL IIMP utilizado en este documento se refiere al Instituto de Ingenieros de Minas del Perú, sus oficinas o empleados que lo representan en la organización de EXTEMIN y el Evento.

2. LUGAR Y FECHA

Arequipa, del 18 al 22 de setiembre de 2017, sede Universidad de San Agustín, ubicado en Calle Paucarpata S/N, Fundo Cercado, Distrito de Cercado, Provincia y Departamento de Arequipa.

3. HORARIO DE EXHIBICION.
Día Horario
Lunes 18 12:00-18:00 horas
Martes 19 09:00-18:00 horas
Miércoles 20 09.00-18:00 horas
Jueves 21 09:00-18:00 horas
Viernes 22 09:00 - 13:00 horas
4. JEFE DE EXTEMIN

Representa en todos los casos a EL IIMP ante EL EXHIBIDOR y es la persona encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones de EXTEMIN.

5. EL EXHIBIDOR

Se entiende por este término a toda persona natural peruana o extranjera, o a toda persona jurídica constituida en el Perú o el extranjero, que haya celebrado con EL IIMP un Contrato de Cesión en Uso, a efectos de obtener la posesión de un espacio conformado por uno (01) o más módulos (en adelante “Módulos”) en EXTEMIN.
Se entenderá como Operador Internacional a las Cámaras de Comercio, Embajadas, Consulados o cualquier entidad internacional que actúe para los efectos del EXTEMIN como representante de su país de origen y se encuentre interesado en participar en EXTEMIN, ya sea a través de ellos mismos o a convocando a empresas, asociaciones, gremios o similares relacionados con el rubro de la minería de su país se origen para que participen en EXTEMIN como exhibidores (en adelante, “Exhibidores Indirectos”).
EL EXHIBIDOR, en su calidad de Operados Internacional, será el único responsable por las obligaciones que éste asuma, bajo cualquier título, con los Exhibidores Indirectos. De modo tal que no habrá relación alguna que vincule a EL IIMP con los Exhibidores Indirectos en virtud de las obligaciones o derechos que EL EXHIBIDOR y los Exhibidores Indirectos mantengan. En cuyo caso, EL EXHIBIDOR se compromete a mantener indemne a EL IIMP respecto de cualquier reclamo, contingencia, sanción o demás, por las relaciones que se puedan generar entre EL EXHIBIDOR y Exhibidores Indirectos. Dejando libre la posibilidad de EL IIMP de repetir contra EL EXHIBIDOR en caso se vea envuelto en cualquiera de los supuestos señalados.
Por otra parte, EL EXHIBIDOR, en su calidad de Operador Internacional, será responsable solidario frente a las contingencias, incumplimientos, daños y demás eventos que se pudieran generar en relación al actuar de los Exhibidores Indirectos en EXTEMIN y en el Evento, desde el momento de la comunicación de la participación DEL EXHIBIDOR Indirecto hasta la finalización del mismo, los que deberán de asumir todas obligaciones como si se trataran de EL EXHIBIDOR.

6. ADMISIÓN DE EXHIBIDORES

EL IIMP se reserva el derecho de aceptar la participación de cualquier empresa, producto o servicio de ésta en EXTEMIN, en función a la política del Evento. Para ello cualquiera de los interesados podrá acercarse a las oficinas de EL IIMP para recibir información y tomar conocimiento de todas las condiciones y lineamentos regulados en el presente reglamento a efectos de evaluar su admisión al Evento.

En caso cualquier interesado desee intervenir como exhibidor en el Evento, y tras la evaluación de EL IIMP, aquel deberá de suscribir un Contrato de Cesión en Uso (en adelante, el “Contrato”), el que generará una primera factura correspondiente a la primera cuota a ser cancelada por el Módulo. Una vez recibida la factura por EL EXHIBIDOR, este tendrá hasta siete (07) días útiles para cancelarla. Vencido ese período, en caso de incumplimiento, se anulará la inscripción de EL EXHIBIDOR al Evento, perdiendo todo derecho de participación, así como cualquier suma de dinero que se haya entregado como adelanto parcial o total por los Módulos. EL EXHIBIDOR que tenga previsto participar exhibiendo en su módulo respectivo equipos pesados y de gran dimensión como tractores, montacargas, camiones, etc., deberá coordinar con EL IIMP, y someterse a los horarios que específicamente señale para ello, para determinar la factibilidad del ingreso al recinto ferial de todos sus equipos, previamente a su inscripción como exhibidor en el Evento.

7.CARACTERÍSTICAS DE LOS MÓDULOS

EXTEMIN cuenta con categorías de módulos en ambientes interiores y exteriores (en adelante, “Módulo”). Módulo es la unidad de medida que se determina para la cesión de espacio. Módulo es el área de exhibición contratada por EL EXHIBIDOR, comprendida por uno (01) o más Módulos. Para una mayor explicación ver en el anexo correspondiente las características de los Módulos, según su categoría.

PABELLON 1
A Interior Preferencial
  • Unidad de medida 9m²
B Esquinero
  • Unidad de medida 27m²
PABELLON 2, 3 y 4
A Interior Preferencial
  • Unidad de medida 6m²
B Interior Estándar
  • Unidad de medida 6m²
C Esquineros
  • Unidad de medida 6m²
EXTERIOR
A Exterior (Maquinaria pesada)
  • Unidad de medida 20 m²
8. CESIÓN EN USO A TERCEROS

EL EXHIBIDOR no podrá ceder o subarrendar bajo ningún título parcial ni totalmente el área contratada. El incumplimiento dará lugar a la resolución automática del Contrato y a la devolución del Módulo debidamente desocupado a EL IIMP. El monto pagado por EL EXHIBIDOR será retenido por EL IIMP en calidad de penalidad por el incumplimiento de lo establecido en el presente numeral.
El área contratada solo podrá ser cedida o subarrendada por EL EXHIBIDOR en caso éste último sea considerado como Operador Internacional, de acuerdo a lo señalado en el presente reglamento. En este supuesto la resolución automática y la penalidad por incumplimiento no serán de aplicación, siempre que el cesionario o subarrendatario cumpla con las disposiciones señaladas en el Contrato y en el presente reglamento.


9. REPRESENTANTE DE EL EXHIBIDOR

Cada exhibidor deberá designar por escrito, a través del proceso de registro, a un representante ante EL IIMP. EL EXHIBIDOR reconoce desde ya como válida cualquier gestión, solicitud o contrato que su representante designado realice en su nombre frente al EL IIMP.

10. EXHIBICION DE EQUIPOS Y MUESTRAS

La exhibición de equipos en funcionamiento y muestras deberá ser indicada por EL EXHIBIDOR a EL IIMP de forma previa a la suscripción del Contrato, para su autorización por parte del Jefe de EXTEMIN, la cual se obtendrá solo si éstos no representan peligro o incomodidad para los participantes, visitantes o instalaciones del recinto ferial, de acuerdo con los criterios de seguridad que considere EL IIMP. En tal caso, EL IIMP indicará a EL EXHIBIDOR las áreas donde podrá realizarse la exhibición de dichos equipos en funcionamiento y las reglas que deberán seguirse para ello. El ingreso y salida de mercadería no está permitida una vez abierta EXTEMIN al público visitante. Asimismo, no está permitido el ingreso de maquinaria pesada en los Pabellones Interiores, ni en cualquier otro que no sea específicamente designado para ello por EL IIMP.
De otro lado, no se permitirá el uso de instrumentos musicales, equipos de amplificación de sonido, excepto para presentaciones audiovisuales, en cuyo caso el volumen no podrá exceder en ningún caso de 70 Decibeles y no deberá interferir con el normal desenvolvimiento de EXTEMIN a criterio de EL IIMP. Sin perjuicio de ello, EL IIMP, en su calidad de organizador, se reserva el derecho de disponer una cantidad de decibeles distinta en el transcurso del Evento. Está terminantemente prohibido poner música en los Módulos. EL EXHIBIDOR asumirá total y exclusiva responsabilidad por cualquier infracción que cometa frente a APDAYC, UNIMPRO o cualquier otra sociedad de gestión colectiva de derechos de autor u otros, así como cualquier ente fiscalizador relacionado con tales derechos; y se obliga a mantener indemne a EL IIMP respecto de cualquier sanción o perjuicio a este último por causa del actuar de EL EXHIBIDOR.

11. INTERNAMIENTO TEMPORAL

Estará permitido el ingreso de muestras para la exposición en calidad de internamiento temporal, siendo responsabilidad de EL EXHIBIDOR cumplir con la legislación aduanera vigente. Sugerimos realizar este trámite por lo menos con cuatro (04) meses de anticipación.

12. VENTA DIRECTA

En el caso de que EL EXHIBIDOR realice transacciones comerciales durante el Evento, será su responsabilidad cumplir con las leyes tributarias y aduaneras vigentes. No está permitida la venta al detalle, es decir, entregar productos durante la exhibición ni en la sede del Evento.

En ese sentido, EL EXHIBIDOR se compromete a mantener indemne a EL IIMP en relación a cualquier reclamo, contingencia, sanción o demás, por las relaciones de consumo que se puedan generar entre EL EXHIBIDOR y los asistentes al Evento. Dejando libre la posibilidad de EL IIMP de repetir contra EL EXHIBIDOR en caso se vea envuelto en cualquiera de los supuestos señalados.

13. ATENCION DEL MÓDULO

EL EXHIBIDOR se encuentra obligado a abrir su Módulo todos los días media hora antes de la atención al público y contar con personal suficiente para la atención al público hasta el cierre del día del Evento. EL EXHIBIDOR deberá comunicar al Jefe de EXTEMIN los datos de identificación del personal que atenderá sus Módulos, así como el de sus reemplazos, si fuera el caso. No está permitida la contratación de personal menor de edad. Por razones de control e higiene ambiental, está prohibida la ingesta de alimentos en el Módulo. Asimismo, EL EXHIBIDOR deberá contar con un Libro de Reclamaciones conforme a la normativa aplicable.

13.1 DEL PERSONAL A CARGO DE LA ATENCIÓN DEL MÓDULO

13.1 DEL PERSONAL A CARGO DE LA ATENCIÓN DEL MÓDULO. El IIMP, con la finalidad de salvaguardar la imagen de PERUMIN - 33 Convención Minera así como cuidar los estándares de calidad de EXTEMIN – de la cual EL EXHIBIDOR es parte - establece los siguientes parámetros que deberá considerar con relación al personal que tendrá a su cargo la atención al público asistente a EXTEMIN:

Imagen:

Durante el turno de servicio, las personas contratadas debe demostrar orden, buenos modales, actitud de servicio en su relación con los visitantes, y vestir con sobriedad acorde al profesionalismo y seriedad del evento así como de la empresa a la que está representando. La vestimenta puede utilizar los colores institucionales del EXHIBIDOR y será costeada y proporcionada directamente por él a sus contratados.

EL IIMP podrá formular observaciones a la vestimenta de las personas contratadas por el EXHIBIDOR para atención de su stand, que no se atengan a los parámetros definidos, a fin que se mantenga la sobriedad del evento.

14. DISTRIBUCIÓN Y/O EXHIBICIÓN DE MATERIAL PROMOCIONAL Y PUBLICIDAD

La distribución y/o exhibición de material promocional y/o publicitario deberá realizarse únicamente dentro del espacio de los Módulos de EL EXHIBIDOR. No se permite la circulación de personajes caracterizados por los ambientes del recinto ferial ni ubicados en la puerta del recinto y/o perímetro circulando volantes. Asimismo, no se permite la presencia de anfitrionas o personal de EL EXHIBIDOR en los pasillos de los pabellones ni en otra parte fuera de los Módulos.

La utilización de elementos publicitarios inflables o de cualquier otro tipo en el interior o en los exteriores contiguos al recinto deberá ser aprobada previamente por EL IIMP. En caso de incumplimiento a esta cláusula, EL EXHIBIDOR tendrá que pagar a EL IIMP una penalidad del treinta por ciento (30%) del valor del área alquilada, y en el caso que se trate de auspiciadores, éstos perderán también todos sus beneficios.

Igualmente no podrán exponer material promocional que hayan sido prohibidos de acuerdo a las disposiciones legales vigentes o por atentar contra la soberanía nacional, el orden público y las buenas costumbres. Queda prohibido realizar propaganda política u otra actividad ajena a la comercial o de servicios que se ofrece y que no tengan estricta relación con la finalidad del Evento.

Los sorteos y rifas que promuevan los exhibidores deberán contar con la autorización previa del Jefe de EXTEMIN y deberán cumplir con las disposiciones legales vigentes, para ello deberán ser informadas con dos (02) meses de anticipación para fines de seguridad, aprobación y control interno. Dichos sorteos o rifas se podrán realizar únicamente dentro del área de los Módulos, y los participantes no podrán ubicarse en los pasillos y demás áreas de circulación y/o uso común del público. EL EXHIBIDOR asumirá total y exclusiva responsabilidad por cualquier infracción que cometa por la realización de dichos sorteos o rifas, y se obliga a mantener indemne a EL IIMP respecto de cualquier sanción o perjuicio a este último por causa del actuar de EL EXHIBIDOR, e incluso frente a los asistentes al Evento con los que contrataran.

15. DECORACIÓN

La decoración de los módulos es responsabilidad de EL EXHIBIDOR, los muebles, accesorios y demás elementos de decoración deberán ser presentados en óptimas condiciones, no debiéndose utilizar material inflamable y debiéndose respetar en todo momento las normas de seguridad aplicables. EL IIMP tendrá autoridad y facultad discrecional para que, a fin de mantener la seguridad, orden e imagen del Evento, pueda ordenar, si lo considerara necesario, el reemplazo, reubicación o nueva decoración de los elementos implementados en los Módulos, a costo de EL EXHIBIDOR, sin requerir autorización previa del mismo. EL EXHIBIDOR deberá tener en cuenta al momento de realizar el diseño de los Módulos lo siguiente:

En los Pabellones 1, 2, 3 y 4, la altura máxima permitida para cualquier elemento decorativo es de 3.50m, la cara del Módulo contigua a la del vecino deberá ser lisa, llana, sólida y sobria en color blanco. La altura máxima para las empresas que contraten una isla completa en área interior es de 4.80 m. Por ningún motivo se permitirá exceder las dimensiones establecidas. El área mínima permitida para la construcción de decoraciones de hasta 4.80m es 24m2 (04 Módulos), deberá contar con la aprobación del diseño por parte de EL IIMP. En los Módulos exteriores se debe tener en cuenta que la altura máxima de decoración es de 8.00m, deberá contar con la aprobación del diseño por parte de EL IIMP. Los Pabellones 1, 2, 3 y 4, se encuentran construidos sobre tabladillo de madera, cubiertos de tapizón. Los postes de luz colocados en algunos casos en el límite de los Módulos exteriores, no pueden ni deberán ser usados por EL EXHIBIDOR para su decoración, soporte o colocación de propaganda.

El peso máximo que soporta el tabladillo es dos (02) kilos por cm2 del punto de apoyo. Se encuentra prohibido el uso de elementos de publicidad, globos aerostáticos, elementos inflables, o similares, y/o equipos de iluminación, cabezas móviles o similares, cuyo haz de luz y/o elemento inflable salga de los límites de cada Módulo. Se deja constancia que el uso de elementos de publicidad, globos aerostáticos, elementos inflables, o similares deberá ser previamente aprobado por EL IIMP, de conformidad con lo señalado en el presente reglamento, El inicio del montaje (decoración) de Módulos exteriores será a partir de las 08.00 a.m. del martes 1 de setiembre y para Módulos interiores será a partir de las 08.00 a.m. del jueves 10 de setiembre.

El término del montaje (decoración) de todos los Módulos será el domingo 17 de setiembre a las 18.00 horas, pasada esa hora se procederá a la limpieza y retiro de material de desecho. Estará totalmente prohibido el ingreso de elementos o la realización de trabajos de cualquier clase para la decoración y/o implementación de los Módulos a partir de la 00:00 horas del día 18 de setiembre de 2017, salvo cualquier excepción expresamente establecida en este documento.

EL EXHIBIDOR deberá verificar antes de la suscripción del Contrato el plano de postes que será proporcionado por EL IIMP y que se encuentra debidamente registrado en la página web del mismo. En ese sentido, EL EXHIBIDOR deberá verificar especialmente la existencia o no de algún poste o columna de soporte de techo dentro del Módulo seleccionado, a efectos de tomar las medidas que fuesen necesarias para ello.

16. DISEÑO DE MÓDULOS

EL EXHIBIDOR que haya contratado Módulos interiores deberá presentar a EL IIMP el diseño que desee aplicar a los mismos, antes del 30 de junio de 2017 (planos de arquitectura, de instalaciones eléctricas y estructurales, lo que deberán estar debidamente firmados por profesionales responsables), con la finalidad de que sea aprobado por EL IIMP. El diseño deberá respetar la armonía general del Evento y cumplirá las disposiciones indicadas anteriormente, además se encuentra prohibido clavar, pintar, utilizar grapas, chinches, pegamento en los paneles. Cualquier modificación correrá por cuenta de EL EXHIBIDOR. Para el caso de los Módulos en áreas exteriores, igualmente es obligatorio presentar el diseño y planos de arquitectura, instalaciones sanitarias, eléctricas y estructurales en la fecha antes indicada.

17. RESPONSABILIDADES

EL IIMP no se responsabilizará por el incumplimiento de cualquiera de sus obligaciones debido a situaciones de caso fortuito o fuerza mayor, para estos efectos se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor a aquella causa no imputable consistente en un evento extraordinario, imprevisible e irresistible, que impida la ejecución de las prestaciones o que determine su cumplimiento parcial o tardío o defectuoso. Entre tales eventos quedan comprendidos los incendios, temblores, terremotos, maremotos, derrumbes, avalanchas, inundaciones, tempestades, lluvias torrenciales, explosiones, conflictos bélicos o guerras externas o internas, conmociones civiles, bloqueos, actos de terrorismo y sabotaje, demoras incontrolables en el transporte, huelgas y paros, así como cualquier otra causa semejante o distinta, entendiéndose que la presente relación es meramente enunciativa y no taxativa, por lo queda comprendidos todos los eventos que estén fuera del control razonable de las partes y no pudieran haber sido previstas o que habiéndolo sido no pudieran ser evitadas y por la pérdida o daños causados a muestras, equipos, herramientas y material de decoración de EL EXHIBIDOR; por los accidentes que pudiera sufrir el personal propio o contratado, ni por los daños o perjuicios que los bienes de EL EXHIBIDOR pudieran causar a terceros o daño a la sede; durante los períodos de montaje o construcción, instalación, funcionamiento de la EXTEMIN y desmontaje, por lo que es requisito fundamental que las empresas montajistas deberán contar para sus Trabajadores con una Póliza de Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo – SCTR, que los cubra durante el montaje y desmontaje de sus Módulos, igualmente deberán contar con una Póliza de Seguro de Responsabilidad Civil Frente a Terceros, además de brindar especial vigilancia en todo momento.

EL IIMP no se responsabiliza por el incumplimiento de cualquier pago o cualquier obligación por cualquier concepto de EL EXHIBIDOR a sus contratistas o personal. EL EXHIBIDOR será responsable por cualquier daño o perjuicio que este, sus contratistas o su personal cause a las instalaciones de EXTEMIN. Los daños que pudieran ocurrir serán tasados por EL IIMP y pagados por EL EXHIBIDOR antes de retirar su mercadería del recinto. Del mismo modo, EL EXHIBIDOR no está autorizado a reparar deterioros de ninguna clase, los que deberán de ser comunicados oportunamente al IIMP. Es responsabilidad de EL EXHIBIDOR retirar diariamente al cierre de la exhibición, los equipos y objetos de mano (laptops, tablets y otros equipos electrónicos de uso personal, así como cualquier objeto portátil o removible) pues EL IIMP no se responsabilizará por su pérdida, robo o estado, igualmente no es responsabilidad de EL IIMP la caída del voltaje o interrupciones en el suministro de energía eléctrica, señal de internet y agua potable.

EL EXHIBIDOR será el único y exclusivo responsable por la actuación del personal del que se pueda valer para la implementación del Módulo y para la exhibición de sus productos y/o bienes, así como de los daños y perjuicios derivados de la actuación de dicho personal. Asimismo, EL EXHIBIDOR será el único y exclusivo responsable ante las autoridades administrativas competentes por el incumplimiento de las obligaciones legales y administrativas vinculadas con su personal y en la exhibición de sus productos y/o bienes; y en consecuencia, EL EXHIBIDOR se obliga a mantener indemne a EL IIMP por cualquier sanción administrativa o de cualquier clase derivada del incumplimiento de tales obligaciones legales o administrativas.

18. INGRESO DEL PERSONAL DURANTE EL PERIODO DE MONTAJE Y DESMONTAJE

EL EXHIBIDOR deberá enviar a EL IIMP, a más tardar el 14 de julio de 2017, la lista con el nombre completo y DNI de su personal así como del personal de sus contratistas, a fin de obtener la credencial para realizar la decoración, montaje y el desmontaje del Módulo. Estas credenciales les serán enviadas conjuntamente con las tarjetas de invitación al Evento.

19. CREDENCIALES Y TARJETAS DE INVITACIÓN

El Contrato de Sesión en Uso de Módulos da derecho por Módulo, a una (01) inscripción al Evento, otorga libre acceso a la Convención Minera, EXTEMIN, salas de conferencias comerciales (siempre y cuando la empresa expositora no restrinja el acceso) y actividades sociales, “Credenciales CONVENCIONISTA”. Dos (02) Credenciales o Pases Permanentes “EXHIBIDOR EXTEMIN”, otorga libre acceso a EXTEMIN durante los días de exhibición. Treinta (30)Tarjetas de Invitación, válidas para un solo ingreso al recinto ferial-EXTEMIN, seis (06) para cada día de la semana. La credencial “EXHIBIDOR EXTEMIN” y las Tarjetas de Invitación no dan derecho al ingreso a la zona de la Convención ni a sus actividades sociales.

Es requisito indispensable, completar una Ficha de Inscripción por cada participante indicando la categoría de la inscripción (Convencionista Extemin, Exhibidor Extemin, o Extemin Adicional) y enviarla a más tardar el 31 de mayo de 2017, al Departamento de Registro de la Convención. Sin esta información EL IIMP no podrá procesar su inscripción.

Las Tarjetas de Invitación son válidas para un solo ingreso, les serán enviadas con la debida anticipación a sus domicilios indicados en el Contrato, con la finalidad de que las distribuyan entre sus clientes. Adicionalmente, deberán de considerar que no está permitido el ingreso a menores de edad ni mascotas al reciento del Evento. En el caso de exhibidores de pabellones extranjeros, las Tarjetas de Invitación serán enviadas al Operador Internacional de cada país.

Las credenciales CONVENCIONISTA y EXHIBIDOR EXTEMIN, son personales e intransferibles y deberán ser portadas a la vista en todo momento durante el Evento. Sin las credenciales no se podrá ingresar al Evento. Dichas credenciales deberán ser recogidas en la Oficina de Registro ubicada por el ingreso principal del recinto ferial. Para mayor facilidad se recomienda hacerlo desde el martes 1 hasta el 31 de agosto de 2017, de 9:00 a 17:30 horas, en las oficinas del IIMP, en calle Los canarios 155 – 157, La Molina, con la finalidad de evitar congestionamiento del público en la ciudad de Arequipa. Es obligatorio portar la credencial todos los días del Evento. La reposición de credencial por pérdida o robo tendrá un costo adicional de S/. 100.00 (Cien y 00/100 Nuevos Soles).

20. EL JEFE DE PABELLON

Representa en todos los casos, en su área, al Jefe de EXTEMIN, ante EL EXHIBIDOR y el público asistente, y es aquella persona encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones de EXTEMIN, durante el período de montaje, realización, duración y desmontaje del Evento.

21. MONTAJE

. El material de decoración y de exhibición como mercadería, paquetes, folletos, equipos, computadoras portátiles y otros objetos de apoyo serán admitidos al recinto acompañados de una guía de ingreso emitida por triplicado por EL EXHIBIDOR, la que deberá ser visada por el Jefe de Seguridad designado por EL IIMP, sin este documento no se permitirá el ingreso de dicho material al recinto. Asimismo, este documento es indispensable para su posterior retiro del recinto ferial. Está permitido el ingreso de camiones pesados al recinto ferial, solamente del 29 de Agosto al 10 de setiembre en el horario de 08:30 a 16:00 horas, no se admiten excepciones respecto de las mencionadas fechas y horarios.

La carga máxima permitida es de treinta (30) toneladas incluido el medio de transporte (carga + camión). No se aceptará la presencia de equipos o elementos que puedan dañar la infraestructura de la sede.

Sólo se permitirá el ingreso al recinto ferial para efectos de montaje, al personal de trabajadores premunidos de su equipo de protección personal, casco, botas, guantes, lentes, arnés, etc. EL EXHIBIDOR será el único responsable de cualquier daño que pueda sufrir su personal, el personal de subcontratistas o terceros delos que se valga, las instalaciones del recinto, los Módulos o áreas en uso de otros exhibidores o participantes del Evento, de cualquier tercero y sus propios bienes.

Se recomienda contar con cinta autoadhesiva de doble cara, nylon de pescar y/o soportes similares a los ganchos de cortinas que permitan colgar los elementos de exhibición para no dañar las paredes de los Módulos interiores. En todos los casos será responsabilidad de EL EXHIBIDOR contar con los accesorios, implementos y herramientas necesarias para el montaje. Debido al estricto cumplimiento de normas de seguridad y cuidado del medio ambiente, al interior de los pabellones 1, 2, 3 y 4 del recinto ferial, no están permitidas las faenas de construcción dentro de las áreas de exhibición especificadas a continuación: soldadura, pintura a pistola, y sus derivados, debiendo llevar los elementos componentes del proyecto prefabricados, autorizándose sólo los trabajos de ensamble, retoque y amoblado. En caso de incumplimiento, EL IIMP tiene la potestad de solicitar detener el trabajo, y en caso que la conducta infractora a estas disposiciones continúe, EL IIMP podrá resolver el contrato con EL EXHIBIDOR, perdiendo EL EXHIBIDOR las sumas que hayan desembolsado en favor de EL IIMP.

El término de los trabajos de decoración será el domingo 17 de setiembre de 2017 a las 18:00 horas, pasada esta hora, se cobrará una penalidad a todos los exhibidores que de acuerdo al siguiente horario:

  • Trabajos realizados entre las 18:00 a 00:00 horas, la penalidad será del 10% sobre el valor de los Módulos alquilados.
  • Trabajos realizados entre las 00:00 y 6:00 horas, la penalidad será del 20% sobre el valor de los Módulos alquilados.

Dicha penalidad deberá ser abonada dentro de las veinticuatro (24) horas de concluidas dichas labores.

No se permitirán trabajos de acondicionamiento durante las horas de exhibición, por lo que EL EXHIBIDOR que no haya concluido podrá continuar sólo después del cierre diario, previa coordinación con el Jefe de Pabellón, debiendo pagar la penalidad del 20% sobre el valor de los módulos alquilados dentro de las veinticuatro (24) horas de concluidas dichas labores. Todos los Módulos deberán mantenerse montados hasta el final de la exhibición, quedando prohibido el retiro de cualquier producto exhibido o elementos de decoración.

Se encuentra prohibida la utilización en el recinto ferial de aparatos, dispositivos y/o equipos radiotransmisores portátiles u otros equipos electrónicos sin previa autorización del Jefe de EXTEMIN, cuyo funcionamiento pudiera causar interferencias a las señales de telecomunicaciones instaladas para el Evento.

22.DESMONTAJE DE INSTALACIONES Y RETIRO DE MERCADERÍA

El desmontaje del Módulo podrá realizarse desde el viernes 22 de setiembre de 14:00 a 23:00 horas (solo equipos livianos, a mano y/o en carritos móviles proporcionados por EL IIMP; no podrán ingresar vehículos a retirar mercadería o bienes. A partir del día sábado 23 y domingo 24 de setiembre de 7:00 a 20:00 horas si podrán ingresar vehículos a retirar mercadería o bienes.

Sin ocupar espacios de circulación, EL EXHIBIDOR deberá desarmar su Módulo y dejar el espacio en las mismas condiciones recibidas, es decir que deberá retirar la totalidad de elementos empleados en la construcción de su Módulo, además de los residuos y cualquier otro elemento de descarte.

Para retirar su material del recinto, EL EXHIBIDOR deberá llenar el formato “Retiro de Mercadería”, el que será distribuido por los Jefes de Pabellón antes del término del Evento. Este documento, una vez debidamente llenado, deberá ser visado por el Jefe de Pabellón, previa verificación y comparación con la guía de ingreso de materiales al recinto, requisito indispensable para que Seguridad del Evento le permita la salida de materiales a EL EXHIBIDOR.

Finalizado el período de desmontaje, todas las instalaciones, construcciones, mobiliario, letreros, etc. que no hayan sido retirados por EL EXHIBIDOR, quedarán a disposición de EL IIMP, el que podrá disponer libremente de ellos sin derecho a reembolso y perdiendo EL EXHIBIDOR todo derecho sobre ellos. EL IIMP facturará a EL EXHIBIDOR una penalidad del 10% del valor del área alquilada por daño, demolición o traslado, para lo cual EL IIMP verificará y adjuntará las fotografías y el reporte de la causa que origina dicha penalidad.

23.SERVICIOS ADICIONALES A CARGO DEL IIMP

EL IIMP proveerá los siguientes servicios a EL EXHIBIDOR: Energía eléctrica. La energía eléctrica es del tipo monofásica, de 220 voltios y 60 Hz. La energía suministrada no cuenta con estabilizador de potencia, EL EXHIBIDOR lo deberá tener en cuenta en caso de conectar equipos electrónicos. Cada módulo interior contará con 1 KW y un tomacorriente y los exteriores dispondrán de 2KWpor cada 20m². Si EL EXHIBIDOR requiriera de mayor energía, deberá solicitarla hasta el 7 de julio de 2017, luego de dicha fecha no se admitirán ni atenderán requerimientos. EL IIMP evaluará su factibilidad y le hará llegar el presupuesto de costo adicional a EL EXHIBIDOR. El mismo que deberá ser cancelado en su totalidad antes del 11 de agosto de 2017. EL IIMP tomará las previsiones necesarias para el suministro básico de energía eléctrica, en caso se produzca una interrupción del servicio abastecido por la red pública que no es de control de EL IIMP , por tanto, en caso ello ocurra, el suministro básico de energía eléctrica no generará responsabilidad de ninguna clase para EL IIMP y no será motivo de reclamo alguno de EL EXHIBIDOR. Los Módulos exteriores tendrán un punto de energía presentado en cable vulcanizado libre de halógenos, por lo que EL EXHIBIDOR deberá llevar los materiales necesarios para su instalación en el interior de su Módulo. Por disposición de Defensa Civil sólo está permitido el uso de cable vulcanizado; está terminantemente prohibido el uso de cable mellizo.

  • Muebles. Los módulos interiores vienen equipados con una (01) mesa circular con base metálica, dos (02) sillas y una (01) credenza con llave. Los Módulos exteriores no incluye muebles.
  • Vigilancia. EL IIMP tendrá a su cargo la vigilancia general del recinto durante las veinticuatro (24) horas. Sin embargo, no se responsabiliza por la pérdida de objetos de valor, objetos portátiles o de aquellos que sean difíciles de controlar, ni tampoco por el daño que puedan sufrir como consecuencia de actos de terceros. En tal sentido, EL EXHIBIDOR deberá tomar las medidas de seguridad necesarias para velar por la seguridad de los bienes destinados a la exhibición de sus productos y/o bienes.
  • Limpieza. La limpieza de los pisos de las zonas de circulación, baños, zonas de comida y en general zonas comunes estará a cargo de EL IIMP. EL EXHIBIDOR se hará cargo de la limpieza de sus Módulos, pero podrán solicitar a EL IIMP que los apoyen con la limpieza de sus Módulos, apoyo que estará condicionado a disponibilidad de personal de limpieza que pueda proporcionar EL IIMP.

CRONOGRAMA
Viernes 26 de mayo 2017

Fecha límite para informar a Coordinación de EXTEMIN el uso de panelería y mobiliario básico.
Fecha límite para reservar Salas de Conferencias Comerciales, que aparecerán publicadas en el Directorio EXTEMIN.
Fecha límite para presentación de la Ficha con los datos que aparecerán en el Directorio EXTEMIN

Viernes 30 de junio 2017

Fecha límite para presentar el diseño de Módulos.

Viernes 7 de julio 2017

Fecha límite para solicitar el servicio de energía eléctrica.

Viernes 14 de julio 2017

El exhibidor entregará la lista de su personal de decoración para la emisión de credenciales de montaje.

Viernes 11 de agosto 2017

Fecha límite para cancelación del servicio de energía eléctrica.

Martes 29 de agosto 2017

Inicio de trabajos de instalación áreas exteriores

08:30 - 18:00 horas

Inicio de ingreso de camiones pesados al recinto

08:30 - 16:00 horas

Jueves 7 de setiembre 2017

Inicio de trabajos de instalación áreas interiores

08:00 - 23:00 horas

Domingo 10 de setiembre 2017

Término de ingreso de vehículos y equipos mayores

08:30 - 23:00 horas

Martes 1 hasta el 31 de agosto 2017 / Miércoles 13 de setiembre hasta 22 de setiembre 2017

Atención de entrega de credenciales en oficinas IIMP(Lima) y recinto ferial

08:00 - 18:00 horas

Domingo 17 de setiembre 2017

Término de trabajos de instalación y decoración

08:00 - 18:00 horas

Lunes 18 de setiembre 2017

Inauguración oficial

12:00 horas

Viernes 22 de setiembre y sábado 23 de setiembre 2017

Desmontaje y retiro de mercadería.

14:00 - 23:00 horas